правила хранения бухгалтерских документов

[Сергей Темрин]

Организация использования трудовых ресурсов
267 Документы (прогнозы, обзоры, сводки, анализы) о состоянии трудовых ресурсов, безработице, текучести рабочей силы и потребности в ней 10 лет

268 Документы (справки, сводки) по учету наличия вакантных мест, безработных и использования трудовых ресурсов 5 лет
269 Программы занятости трудоспособного населения 3 года
270 Документы (справки, информации, списки) об увольнении работников в связи с сокращением, реорганизацией или ликвидацией экономических агентов 3 года
271 Наряды, заявки на организованный набор рабочей силы 1 год
272 Ведомости по учету наличия вакантных мест, безработных и движения рабочей силы 3 года
274 Переписка о переводе рабочих и служащих в другие учреждения, организации, предприятия 3 года
275 Документы (нормативы численности, типовые структуры аппарата, аналитические таблицы, расчеты, доклады, справки) о совершенствовании структуры аппарата управления 10 лет
276 Документы (формы подсчета уровня механизации, перечни технических средств, технические требования, расчеты, методика расчетов, комплексные проекты механизации и автоматизации труда) о механизации труда и управления 5 лет
277 Отраслевые перечни профессий:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
----
До замены новыми
278 Документы (отраслевые рекомендации, психофизиологические нормы, профессиограммы) о диагностике профпригодности:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях До замены новыми
279 Графики производственных процессов и рабочего времени (сменность, непрерывное производство и другие) 3 года После замены новыми
280 Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения) об анализе и прогнозировании производительности труда 5 лет
281 Типовые коллективные договоры:
а) по месту составления
б) в других организациях
----
До замены новыми
282 Коллективные договоры 10 лет
283 Переписка о ходе заключения коллективных договоров, итогах их выполнения 3 года
284 Документы (протоколы, докладные записки, справки) о проверке выполнения условий коллективных договоров 5 лет
285 Акты проверки выполнения коллективных договоров 3 года
286 Книги регистрации коллективных договоров 3 года
287 Документы (рапорты, сводки, сведения, переписка) по учету рабочего времени 3 года
288 Журналы учета потерь рабочего времени 3 года
289 Табели (графики) выхода рабочих и служащих на работу 1 год
290 Документы (сообщения, информации, докладные записки, рапорты, переписка) о трудовой дисциплине 3 года
291 Документы (характеристики, акты, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину 3 года
293 Типовые нормативы по труду:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
Постоянно
До замены новыми
294 Нормы выработки и расценок:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
Постоянно
До замены новыми
295 Временные нормы выработки и расценок 3 года После замены новыми
296 Документы (справки, докладные записки, предложения) 3 года После утверждения
297 Тарифно-квалификационные справочники:
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
Постоянно
До замены новыми
298 Документы (справки, предложения, докладные записки, переписка) о разработке и изменении тарифно-квалификационных справочников 3 года После утверждения
301 Документы (расчеты, акты, справки, отчеты, проекты, отзывы, рекомендации) об установлении, пересмотре и применении норм выработки и расценок, тарифных сеток и ставок 3 года
302 Документы (сводки, расчетные таблицы, диаграммы) о выполнении действующих норм выработки 5 лет
304 Документы (справки, докладные записки, акты) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходования фонда заработной платы, законодательства о труде 5 лет
305 Документы (справки, отчеты, карты, расчетные таблицы) по хронометражу трудового процесса 3 года
308 Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, начислении премий 5 лет


314 Документы (инструкции, указания, переписка) о применении различных форм оплаты труда, установлении должностных окладов, применении тарифных сеток, регулировании и расходовании фонда оплаты труда 3 года
315 Документы (факты, предписания, справки, докладные записки, отчеты) по технике безопасности и промышленной санитарии 5 лет
316 Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий 5 лет
317 Документы (докладные записки, справки, информации) об улучшении условий труда, состоянии техники безопасности и промышленной санитарии 5 лет
318 Переписка о состоянии условий труда 3 года
322 Документы (акты, отчеты об авариях, аварийные листки, заключения экспертов, протоколы комиссий) по расследованию причин аварий 10 лет
323 Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний 5 лет
324 Аналитические обзоры аварийности на предприятиях Постоянно
325 Протоколы аттестации, программы обучения и переписка по технике безопасности 3 года
326 Копии регистрации предупреждений об опасности работ на отдельных участках предприятий и организаций 10 лет
327 Журналы (книги) учета профилактических работ и инструктажа по технике безопасности 10 лет
328 Сведения и переписка об авариях и несчастных случаях 5 лет
329 Книги учета аварий 10 лет
330 Дела (акты, заключения, протоколы) о расследовании несчастных случаев:
а) по месту происшествия
б) в других организациях
50 лет
5 лет
331 Книги регистрации несчастных случаев 75 лет
332 Нормы специальной одежды и обуви, предохранительных приспособлений, специального питания До замены новыми
333 Документы (акты, докладные записки, заключения, переписка) о разработке норм специальной одежды и обуви, предохранительных приспособлений, специального питания и обеспечению ими рабочих и служащих 3 года
336 Документы (акты, доклады, обзоры, донесения) о санитарном состоянии предприятий 10 лет
337 Постановления санитарной инспекции о наложении штрафов и закрытии предприятий за нарушение санитарно-гигиенических норм и правил 10 лет
338 Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил 1 год
339 Переписка о проведении профилактических и гигиенических мероприятий 3 года
340 Акты и анкеты обследования условий труда рабочих и служащих 5 лет
341 Документы (заявки, списки, ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания 1 год
349 Документы к приказам по личному составу (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные записки), не вошедшие в состав личных дел 3 года
351 Записки о приеме, переводе, увольнении рабочих и служащих (заменяющие приказы по личному составу) 75 лет
352 Переписка о приеме, распределении, перемещении учета кадров 5 лет
353 Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии и выписки из приказов о приеме, перемещении, откомандировании, увольнении, объявлении благодарностей, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров):
а) депутатов Парламента, руководителей высших органов законодательной, исполнительной и судебной власти, центральных и местных органов публичного управления; лиц, имеющих высшие государственные награды и почетные звания РМ и других государств; участников войн; лиц, имеющих ученые степени и звания;
б) членов творческих организаций;
в) рабочих, служащих, инженерно-технических работников, научных работников, не имеющих ученых степеней и званий;
г) безработных


Постоянно




75 лет
75 лет – «В»

75 лет – «В»
354 Личные дела докторантов, студентов, учащихся (заявления, автобиографии, анкеты, характеристики, копии приказов о зачислении, окончании, переводе, отчислении, объявлении благодарностей и взысканий, учетные личные карточки учащихся, копии дипломов, аттестатов, свидетельств, справки о предоставлении академического отпуска), окончивших учебные заведения или отчисленных со старших курсов:
а) докторантов, стажеров, студентов, курсантов, учащихся колледжей и училищ;
б) учащихся гимназий, лицеев и общеобразовательных школ



75 – «В»
3 года Студентов, отчисленных с 1 курса – 5 лет; с 1-3 курсов – 15 лет.
Если обучению предшествовала трудовая деятельность или служба в Вооруженных силах - 75 лет – «В»
356 Выездные дела (анкеты, характеристики, автобиографии, справки, копии личных документов, копии приказов о командировании) специалистов, командированных за границу:
а) выехавших за границу;
б) не выехавших за границу.


45 лет
5 лет
357 Личные карточки рабочих, служащих, инженерно-технических работников (в том числе временных сотрудников) 75 лет – «В»


358 Документы (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, заявления) лиц, не принятых на работу 1 год
359 Книги (журналы) учета, алфавиты личных дел 75 лет
360 Книги (журналы), картотеки учета приема, перемещения, увольнения работников (в том числе временных сотрудников) 75 лет
363 Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации и переквалификации 3 года
368 Подлинные личные документы (дипломы, аттестаты, трудовые книжки и трудовые контракты) До востребования Не востребованные документы хранятся на предприятии не менее 50 лет
370 Книги (журналы) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним, трудовых контрактов 50 лет
373 Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 года
379 Журналы (книги), списки, картотеки учета лиц, направляемых в командировки:
а) по Молдове;
б) зарубежные

3 года
5 лет
380 Журналы (книги) учета выдачи командировочных удостоверений 3 года
381 Переписка об оформлении командировок:
а) республиканских;
б) зарубежных
З года
5 лет* *После возвращения командированных из-за рубежа
382 Отчеты о стажировке молодых специалистов 5 лет
383 Переписка о стажировке молодых специалистов 3 года
387 Журналы (книги) учета отпусков 3 года
388 Графики предоставления отпусков, заявления, сводки, переписка об использовании отпусков 1 год
389 Заявления о предоставлении учебных отпусков 3 года После окончания работником учебного заведения
390 Книги учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы 3 года
471 Документы (отзывы, характеристики, анкеты) о проведении аттестации и установлении квалификации 75 – «В» Хранятся в личном деле работника. Документы, не вошедшие в личные дела, должны храниться 5 лет.
472 Итоговые сводки, сведения, ведомости и переписка о проведении аттестации и установления квалификации 5 лет
473 Списки членов аттестационных и квалификационных комиссий 5 лет
474 Графики проведения аттестации и установления квалификации 1 год
475 Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных и квалификационных комиссий, документы (справки, заключения) об их рассмотрении 3 года
793 Правила внутреннего распорядка 1 год После замены новыми
794 Акты о нарушении правил внутреннего распорядка 1 год
807 Книги, журналы регистрации прихода и ухода рабочих и служащих 1 год
808 Книги регистрации местных командировок 1 год
968 Документы (протоколы, постановления, акты, справки) комиссий по трудовым спорам 5 лет

[andrei]

Уважаемый Сергей Борисович,

Спасибо за предоставленную информацию.
Мы выписываем БНК, но для тех у кого нет журнала было бы хорошо высставлять на форум некоторые статьи на Ваше усмотрение путем добавления вложений в формате *.doc или *.pdf. Под формой "Быстрый ответ", где мы обычно пишем сообщения, есть форма "Добавить вложения", с помощью которой можно прикрепить необходимый файл. При этом будут сохранятся форматирование, таблицы и статьи будут более читабельными.

Для этих целей я думаю можно даже создать специальный раздел или тему с названием "Обсуждение статей", в которой будут обсуждатся статьи из журналов.

CA тоже практикует такое. Так, например, статьи из рубрики "Обсуждаем проблему" выставляются на сайт в свободном доступе и все желающие могут их прокомментировать.

Как Вам моя идея? Надеюсь поддержите

[Accountant]

Основным документом, предусматривающим сроки хранения типовых документов, является «Перечень типовых документов и сроков их хранения для органов публичного управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Молдова”, утвержденный Государственной архивной службой в декабре 1997 г. (в Официальном мониторе РМ опубликован не был).

Какая у этого документа, в таком случае, нормативная сила?

[andrei]

Основным документом, предусматривающим сроки хранения типовых документов, является «Перечень типовых документов и сроков их хранения для органов публичного управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Молдова”, утвержденный Государственной архивной службой в декабре 1997 г. (в Официальном мониторе РМ опубликован не был).

Какая у этого документа, в таком случае, нормативная сила?

Вы не поверите, но у этого документа нет даже даты. Официально опубликованы только:

Приказ Государственной архивной службы N 120 от 12 ноября 2002 г. «Об утверждении изменений в "Перечне типовых документов и сроков их хранения для органов публичного управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Молдова", Кишинэу, 1998 г.» (Monitorul Oficial, 20 декабря 2002, nr.174-176, ч. III, ст. 399; “Contabilitate şi audit”, 2003, № 1)
и
Приказ Государственной архивной службы Республики Молдова № 131 от 30.09.2003 г. «О внесении изменений в “Перечень типовых документов и сроков их хранения для органов публичного управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Молдова”, Кишинэу, 1998 г.» (Monitorul Oficial, 31 октября 2003, nr.221-222, ч. III, ст. 308, “Contabilitate şi audit”, 2003, № 11).

У меня есть этот перечень отсканированный. Правда там без изменений. Видимо первый вариант. Я его прикрепил, но пришлось разбить на 4 части, поскольку размер превышал допустимый. Надеюсь разберетесь.

[Сергей Темрин]

Уважаемый Сергей Борисович,
Спасибо за предоставленную информацию.
Мы выписываем БНК, но для тех у кого нет журнала было бы хорошо высставлять на форум некоторые статьи на Ваше усмотрение путем добавления вложений в формате *.doc или *.pdf. Под формой "Быстрый ответ", где мы обычно пишем сообщения, есть форма "Добавить вложения", с помощью которой можно прикрепить необходимый файл. При этом будут сохранятся форматирование, таблицы и статьи будут более читабельными.
Для этих целей я думаю можно даже создать специальный раздел или тему с названием "Обсуждение статей", в которой будут обсуждатся статьи из журналов.
CA тоже практикует такое. Так, например, статьи из рубрики "Обсуждаем проблему" выставляются на сайт в свободном доступе и все желающие могут их прокомментировать.
Как Вам моя идея? Надеюсь поддержите

Идею поддерживаю.

хранения_Боциева.doc

(394.5 KIB) Скачиваний: 627

[Сергей Темрин]

Андрей, спасибо! Вроде получилось.

[andrei]

Андрей, спасибо! Вроде получилось.

Это Вам спасибо, Сергей Борисович.

[ART]

за свой не многочисленный опыт я видела архивы 3 предприятий и что самое интересное все подшивают все по-разному!!!И как же все таки правильно?
1) кассовая книга
в дубликат кассовой книги подшиваем:
приходные расходные ордера
ордин де инкасаре
платежная ведомость????
и видела даже авансовые отчеты???
2) по кварталам:
оборотно-сальдовая
гл. книга
журнал проводок
3) по месяцам
оборотно-сальдовая
гл. книга
журнал проводок
книги покупок продаж
карточки счетов и к ним(накладные, товаро-транспортные, ав. отчеты, бон де плата, путевые листы, акты закупок,выписки с банка, платежки,табель учета раб. времени, начисл. з/п, расчетная ведомость, )

может что то и пропустила!? И от предприятия к предприятию все выглядит по разному - некоторые просто все по файлам рассовали по отдельности и в папку запихнули !

И все же как правильно и что куда подшивается!!! Если можно подробно и с полным списком!!! PLZ!!!

Заранее спасибо!!!

[ART]

поделитесь кто как подшивает

[diancic82]

ART еще Главная книга годовая по всем счетам.
Я к примеру НН полученные, выданные подшиваю всех отдельно по месяцам или кварталам, в зависимости как их много.
Банк тоже весь отдельно. Касса также как вы написали. Авансовые отчеты у меня отдельно вместе с чеками.

[ART]

я в принцепе к каждоц карточке счетов подшиваю док-ты по ним Например: 242 - выписки платежки
521 - накладные от постащиков 531- все по з/п 532 - авансовые отчеты с приложениями .......................

пока у меня вопрос а не подшивается ли платежная ведомость в копию кассовой книги? я её к карточке 531 счета подшиваю это ошибка???

[svetuta]

я в принцепе к каждоц карточке счетов подшиваю док-ты по ним Например: 242 - выписки платежки521 - накладные от постащиков 531- все по з/п 532 - авансовые отчеты с приложениями .......................

я в начале своей карьеры тоже так делала, но тогда все документы вмещались в один толстый сегрегатор (в.т.ч. касса и банк)
сейчас же выписанные НН подшиты отдельно по алфавиту (в мес.могут быть и 4 папки)
принятые НН, ТТН отдельно по товарам, отдельно ОС, отдельно топливо и ремонт авто, отдельно другие покупки
возвраты, суммовые разницы тож отдельно
авансовые отчеты вместе с прлагаемыми док.отдельно
касса, естественно по месяцам
банк тоже, леевые выписки и валютные отдельно
карточки счёта, аналих счета, ЖО и оборотки печатаю и подшиваю поквартально
главную книгу не печатаю так как есть оборотка
регистр покупок/продаж подшиваю раз в год..
и.т.д. и т.п.
вобщем всё это не важно так как ВЫ организуете хранение доков так как ВАМ и другим ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ удобно...
и кажется я об этом уже писала где то

[andrei]

я в принцепе к каждоц карточке счетов подшиваю док-ты по ним Например: 242 - выписки платежки521 - накладные от постащиков 531- все по з/п 532 - авансовые отчеты с приложениями .......................

я в начале своей карьеры тоже так делала, но тогда все документы вмещались в один толстый сегрегатор (в.т.ч. касса и банк)
сейчас же выписанные НН подшиты отдельно по алфавиту (в мес.могут быть и 4 папки)
принятые НН, ТТН отдельно по товарам, отдельно ОС, отдельно топливо и ремонт авто, отдельно другие покупки
возвраты, суммовые разницы тож отдельно
авансовые отчеты вместе с прлагаемыми док.отдельно
касса, естественно по месяцам
банк тоже, леевые выписки и валютные отдельно
карточки счёта, аналих счета, ЖО и оборотки печатаю и подшиваю поквартально
главную книгу не печатаю так как есть оборотка
регистр покупок/продаж подшиваю раз в год..
и.т.д. и т.п.
вобщем всё это не важно так как ВЫ организуете хранение доков так как ВАМ и другим ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ удобно...
и кажется я это уже писала где то

Если я не ошибаюсь, в СА писали, что Регистры покупок и продаж нужно подшивать каждый месяц, до конца месяца следующего за отчетным.

[svetuta]

Если я не ошибаюсь, в СА писали, что Регистры покупок и продаж нужно подшивать каждый месяц, до конца месяца следующего за отчетным.

я их печатаю каждый мес., раньше подшивала иголкой с ниточкой, потом перестала - никто на это не смотрел, и в конце года даю на переплёт..

[ART]

а нормативную базу о правилах хранения(как часто распечатывается, подшивается и т.д.) кто-то может подсказать